İşletmenizde Hangi Süreçler Otomatikleştirilebilir?

Bir süreci otomasyona uygun kılan 4 ölçüt

Bir işin otomatikleştirilip otomatikleştirilemeyeceği, ne kadar sıkıcı olduğuyla değil, dört teknik özellikle ilgilidir. Dördü de varsa süreç güçlü bir adaydır; ikisi eksikse otomasyon büyük ihtimalle hayal kırıklığı yaratır.

1. Tekrar eden ve tahmin edilebilir

Süreç her seferinde aynı adımlarla mı ilerliyor? Ayda bir kez yapılan ama her seferinde farklı yürüyen bir iş, haftada üç kez yapılan ve hep aynı akan bir işten daha kötü bir adaydır. Kural şu: sıklık değil, tutarlılık belirleyicidir.

2. Girdi dijital ve yapılandırılmış

Veri bir Excel dosyasında, bir e-postada, bir API'de veya bir veritabanında mı duruyor? Yoksa birinin telefonda söylediği bir şey mi? Elle doldurulmuş kağıt formlar ve fotoğrafı çekilmiş belgeler otomatikleştirilebilir ama maliyeti üç katına çıkarır.

3. Kararlar kurala bağlanabiliyor

"Stok 10'un altına düşerse sipariş ver" bir kuraldır. "Müşterinin durumuna göre karar ver" değildir. Yapay zeka bu ikinciyi de yapabilir, ama o zaman çıktının doğruluğu garanti edilemez ve insan onayı gerekir.

4. Hata maliyeti ölçülebilir

Süreç yanlış çalışırsa ne olur? Yanlış bir rapor satırı düzeltilebilir; yanlış gönderilmiş bir fatura düzeltilemez. Hata maliyeti yüksek süreçlerde otomasyon yine kurulur, ama son adıma insan onayı eklenir.

Departman bazlı gerçekçi örnekler

Aşağıdakiler yukarıdaki dört ölçütü karşılayan, sahada sık karşılaşılan süreçler.

Satış ve pazarlama

• Rakip fiyatlarının günlük taranıp tabloya yazılması
• Formdan gelen taleplerin sınıflandırılıp ilgili kişiye yönlendirilmesi
• Aylık performans raporlarının farklı panellerden toplanıp tek PDF'e dönüştürülmesi

Operasyon

• Stok seviyelerinin satış hızıyla karşılaştırılıp kritik ürünlerin bildirilmesi
• Tedarikçi e-postalarındaki sipariş onaylarının sisteme işlenmesi
• Kargo takip numaralarının müşterilere otomatik iletilmesi

Finans ve yönetim

• Banka ekstresi ile muhasebe kayıtlarının eşleştirilmesi
• Gelen faturaların okunup harcama kalemlerine ayrılması
• Haftalık nakit akışı özetinin hazırlanması

Otomatikleştirilmemesi gereken işler

Bu listeyi vermeyen bir otomasyon danışmanına temkinli yaklaşın. Bazı işler otomatikleştirilebilir ama otomatikleştirilmemelidir:

• Yılda birkaç kez yapılan işler. Geliştirme maliyeti hiçbir zaman amorti olmaz.
• Sürekli değişen süreçler. Her değişiklikte kodun da güncellenmesi gerekir; bakım maliyeti kazancı yer.
• Müşteriyle empati gerektiren iletişim. Şikâyet yönetimi ve kriz iletişimi otomatik yanıtla daha da kötüleşir.
• Yasal sorumluluk doğuran nihai kararlar. İşe alım, fesih, kredi onayı gibi adımlarda yapay zeka en fazla ön eleme yapabilir.
• Henüz kimsenin doğru dürüst tanımlamadığı süreçler. Bozuk bir süreci otomatikleştirmek, onu daha hızlı bozar.

Nereden başlamalı: 12 soruluk kontrol listesi

Aday süreçlerinizi bu sorulardan geçirin. Sekiz ve üzeri "evet" alan süreç ilk projeniz için uygundur.

1. Bu iş haftada en az bir kez tekrarlanıyor mu?
2. Adımları bir başkasına yazılı olarak tarif edebilir misiniz?
3. Girdi verisi dijital bir yerde duruyor mu?
4. Veri kaynağına API veya dosya erişimi var mı?
5. Kararların en az %70'i kurala bağlanabilir mi?
6. Süreç son altı ayda önemli ölçüde değişmedi mi?
7. Çıktı standart bir formatta mı (tablo, rapor, bildirim)?
8. Bu işi yapan kişi başka bir işe kaydırılabilir mi?
9. Hata olursa geri alınabilir mi?
10. Süreç aylık en az 8 saat tutuyor mu?
11. Sonucu kontrol edecek bir sorumlu var mı?
12. Süreç bir kişinin kafasında değil, kurumda mı tanımlı?

Sıkça sorulanlar

Diğer rehberler