E-Ticarette Stok Takibi Otomasyonu Nasıl Kurulur?

Manuel stok takibinin gerçek maliyeti

Çoğu işletme stok takibinin maliyetini yalnızca harcanan saatle ölçer. Oysa üç ayrı maliyet kalemi vardır ve genellikle en büyüğü göz ardı edilir.

• İş gücü: Haftalık tablo güncelleme, sipariş listesi çıkarma, tedarikçi yazışması. Genelde haftada 5–15 saat.
• Fazla stok: "Ne olur ne olmaz" diye tutulan stok, rafta bekleyen nakittir. Depolama ve eskime maliyeti eklenir.
• Kayıp satış: En büyüğü ve en görünmezi. Stoksuz geçen her gün, o ürünün günlük satış cirosu kadar doğrudan kayıptır — üstelik reklam harcamanız dönüşmeyen tıklamalara gitmiş olur.

Üçüncü kalem ölçülmediği için genellikle raporlara girmez. Otomasyonun getirisi hesaplanırken en çok burası fark yaratır.

Otomasyonun ihtiyaç duyduğu üç veri

Karmaşık bir kuruluma gerek yok. Çalışan bir stok otomasyonu için üç veri yeterlidir:

1. Anlık stok adedi

Pazaryeri panelinden (Trendyol, Hepsiburada), e-ticaret altyapınızın API'sinden (Shopify, WooCommerce, Ticimax) veya ERP'nizden çekilir. Elle tutulan bir Excel de olur, ama o zaman dosyanın belirli bir konumda ve formatta durması gerekir.

2. Geçmiş satış hızı

Son 30 günün satış verisi, günlük ortalama satış hızını verir. Mevsimsellik varsa geçen yılın aynı dönemi de hesaba katılır.

3. Tedarik süresi

Siparişi verdiğinizde malın rafa girmesi kaç gün sürüyor? Bu sayı olmadan kritik eşik hesaplanamaz ve sistem ya çok erken ya çok geç uyarır.

Kritik eşik: sistemin kalbindeki hesap

Otomasyonun temeli tek bir formüldür:

Örnek: günde 5 adet satan, tedarik süresi 7 gün olan bir ürün için temel eşik 35 adettir. Güvenlik stoğu olarak tedarik süresinin yarısı eklenir (17 adet), toplam eşik 52 adet olur. Stok bu sayının altına düştüğünde sipariş tetiklenir.

Bu hesap ürün bazında değişir. 400 ürünlü bir katalogda elle yapmak imkânsıza yakındır; otomasyonun asıl değeri de burada ortaya çıkar — 400 ürün için de 4 ürün için de aynı sürede çalışır.

Kurulum adımları

1. Veri erişimini açın. Pazaryeri veya altyapı API anahtarları alınır. Salt okunur yetki yeterlidir; sistemin sipariş vermesi gerekmez.
2. Ürünleri sınıflandırın. Tüm katalog aynı kuralla yönetilmez. Hızlı dönenler, mevsimlik olanlar ve nadir satanlar ayrı eşiklerle çalışır.
3. Eşikleri hesaplatın. Sistem her ürün için kritik eşiği geçmiş veriden kendisi hesaplar ve haftalık günceller.
4. Bildirim kanalını seçin. E-posta, WhatsApp veya doğrudan bir Google Sheets satırı. Bildirimin kimseye ulaşmadığı bir sistem çalışmıyor demektir.
5. İnsan onayı bırakın. İlk aşamada sistem sipariş önerir, siz onaylarsınız. Güven oluştuktan sonra düşük riskli ürünlerde tam otomatiğe geçilir.

Sık yapılan hatalar

• Tek eşiği tüm kataloga uygulamak. Günde 200 satan ürünle ayda 2 satan ürün aynı kuralla yönetilemez.
• Mevsimselliği yok saymak. Kasım ayının satış hızıyla ocak siparişi vermek fazla stok yaratır.
• İade oranını hesaba katmamak. İade oranı yüksek kategorilerde gerçek satış hızı, brüt satıştan düşüktür.
• Sistemi kurup denetimsiz bırakmak. API değişir, kategori eklenir, tedarikçi değişir. Ayda bir kontrol edilmeyen otomasyon sessizce yanlış çalışmaya başlar.

Sıkça sorulanlar

Diğer rehberler